CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ
Misión:
v Promover el mejoramiento y la competitividad de Bogotá y su región.
v Promover el desarrollo de la comunidad empresarial para la generación de riqueza y calidad de vida y el medio ambiente.
v Contribuir a la eficiencia del mercado a través de la administración y promoción de sistemas públicos de formación empresarial.
v Realizar las funciones a través del compromiso decidido del talento humano, eje fundamental de la institución.
Visión:
v Ser la institución líder en el desarrollo empresarial dentro del contexto de una sociedad globalizada, en la promoción del mejoramiento de la competitividad de Bogotá y su región.
v Ser modelo a seguir en la prestación de los servicios públicos delegados.
Valores Institucionales:
v Ética.
v Responsabilidad social.
v Compromiso.
v Servicio al cliente.
v Liderazgo.
v Excelencia.
v Creatividad.
v Trabajo en equipo.
v Eficacia y eficiencia.
v Lealtad.
PROGRAMAS DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ
v Métodos Alternativos De Solución De Conflictos:
- Jurídicos.
- Capacitación E Investigación.
- Social Y Comunitario.
- Consultoría.
- Tecnológicos.
v Programas Cívicos Y Sociales:
- Mejoramiento De
- Seguridad Y Convivencia.
- Veedurías.
- Estudios E Investigaciones.
- Apoyo Al Fortalecimiento De
- Redes Empresariales.
v Servicios De Apoyo Empresarial:
- Apoyo Para
- Mejoramiento De Competitividad Y Productividad.
- Apoyo Para Comercio Nacional E Internacional.
- Centros Empresariales.
RECURSO | ELEMENTOS |
MATERIALES Y PLANTA | v Edificios y terrenos. v Máquinas. v Equipos. v Instalaciones. v Materias primas. v Materiales. v Tecnología. |
FINANCIEROS | v Capital. v Flujo de dinero. v Crédito. v Gastos de financiación. v Ingresos. v Inversiones. |
HUMANOS | v Directores. v Gerentes. v Jefes. v Supervisores. v Empleados de oficina. v Técnicos. v Obreros. |
MERCADOLÓGICOS | v Mercado de clientes, consumidores o usuarios. |
ADMINISTRATIVOS | v Planeación. v Organización. v Dirección. v Control. |
RECURSOS EMPRESARIALES
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
N.T.C. 3588
Informe Administrativo: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyectos de carácter administrativo.
INFORME EXTENSO:
1. Márgenes: Superior entre 3 y
Inferior entre 2 y
Izquierdo entre 3 y
Derecho entre 2 y
Encabezado pg. Subsiguientes 2 y
2. Cubierta: Presenta la información básica del documento, debe contener los datos suficientes para que el lector sepa con exactitud a que informe se refiere.
3. Portada: Si reemplaza a la cubierta, es la fuente principal de información; de libre diagramación en estética. Debe incluir: Nombre de la dependencia, área, grupo, etc.; nombre de los autores; ciudad de origen, incluido fecha, mes y año.
4. Tabla de Contenido: Contiene los títulos de los capítulos, subdivisiones, materiales complementarios y su respectivo número de página. Debe escribirse en mayúscula sostenida a
5. Glosario: Explicación de términos, abreviaturas o siglas para facilitar la interpretación del texto.
6. Introducción: Plantea brevemente los objetivos del trabajo y el enfoque general.
7. Núcleo del Informe: Se puede dividir en capítulos y estos a su vez en subdivisiones que corresponden a un tema completo, redactados de forma impersonal.
8. Conclusiones y recomendaciones: Su propósito principal es presentar un juicio crítico, de manera directa, clara, concisa y lógica.
9. Firma: Debe ser firmado por los autores, el nombre debe ir en mayúscula sostenida y el cargo en mayúscula inicial.
10. Rubrica: por seguridad el autor (es) pueden firmar cada hoja del informe en la parte inferior izquierda.
11. Transcriptor: Si se desea su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante, con el nombre y la inicial del apellido.
12. Anexos: Es necesario incluirlos cuando s4e trata de material que facilita la comprensión del texto.
13. Bibliografía.
INFORME CORTO:
1. Encabezamiento: Debe incluir razón social, dependencia, código título, fecha y autoría.
2. Objetivo: Describe en forma breve el propósito del mismo.
3. Texto: un informe corto, generalmente consta de un capitulo único, que de requerir numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo
4. Firma: Debe ser firmado por el autor o autores.
5. Rúbrica: De acuerdo con el tema, el autor o autores debe colocar su firma.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se refiere a la forma en la que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar finalmente por función, por productos, mercado o en forma matriz.
ORGANIZACIÓN FUINCIONAL:
Es el tipo de organización en el que las personas que cumplen funciones relacionadas conforman un departamento que es guiado por un gerente. Este tipo de organización facilita la supervisión, el movimiento y desempeño de personal especializado.
ORGANIZACIÓN POR PRODUCTO / MERCADO:
Reúnen en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto, o todos los que tratan con cierto tipo de cliente. La empresa parece un negocio independiente si su organización se da de esta manera. Es posible que las divisiones compitan entre ellas.
ORGANIZACIÓN MATRICIAL:
Organización con dos tipos de estructura en una misma empresa, aplicándolas al tiempo. Los empleados tienen dos jefes, puesto que trabajan con dos cadenas de mando.
Esta organización facilita las operaciones internacionales de las multinacionales. Ayuda a reunir las diferentes habilidades especializadas que se requieren para resolver los problemas complejos.
PRESIDENTE DE
ÁLVARO URIBE VÉLEZ
ART.
ART. 189: Corresponde al Presidente de
1. Nombrar a los ministros del despacho y directores de departamentos administrativos.
2. Dirigir las relaciones internacionales. Nombrar a los agentes diplomáticos , recibir a los agentes respectivos y celebrar con otros Estados tratados que se someterán a las actividades del Congreso.
3. Dirigir la fuerza pública y disponer de ella como comandante supremo de las fuerzas armadas de
4. Conservar en todo el territorio el orden público y reestablecerlo donde fuere turbado.
5. Dirigir las operaciones de guerra cuando lo estime conveniente.
6. Defender la independencia y la honra de
7. Permitir el tránsito de tropas extranjeras por el territorio Nacional.
8. Instalar las sesiones del Congreso en cada legislatura.
9. Sancionar las Leyes.
10. Promulgar las leyes, obedecerlas y velar por u estricto cumplimiento.
11. Ejercer potestad reglamentaria.
12. Suprimir o fusionar entidades u organismos administrativos y demás entidades Nacionales .
13. Distribuir los negocios según su naturaleza, entre ministerios, departamentos administrativos y establecimientos públicos.
14. Ejercer la inspección y vigilancia en la prestación de los servicios públicos.
15. Celebrar los contratos que le correspondan.
16. Ejercer la inspección, vigilancia y control sobre las actividades financieras y las personas que se desempeñen en las mismas.
17. Organizar el crédito público.
18. Ejercer la inspección, vigilancia y control sobre instituciones de utilidad común para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas .
19. Conceder patente o privilegio temporal a los autores de invenciones o perfeccionamientos útiles, con arreglo a la ley.
20. Vela por la estricta recaudación y administración de las rentas y caudales públicos y decretar su inversión de acuerdo con las leyes.
21. Ejercer la inspección y vigilancia de la educación conforme a la ley.
22. Todas las demás que disponga la ley.
MINISTERIOS
ART. 206: El número, denominación y orden de precedencia de los ministerios y departamentos administrativos será determinado por la ley.
Nota: De acuerdo con
1. Ministerio del Interior y de Justicia: Fabio Valencia Cossio.
2. Ministerio de Relaciones Exteriores: Fernando Araujo Perdomo.
3. Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Oscar Iván Zuluaga Escobar.
4. Ministerio de Defensa Nacional: Juan Manuel Santos Calderón.
5. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural: Andrés Felipe Arias Leyva.
6. Ministerio de
7. Ministerio de Minas y Energía: Hernán Martínez Torres.
8. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: Luis Guillermo Plata Páez.
9. Ministerio de Educación Nacional: Cecilia María Vélez White.
10. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial: Juan Lozano.
11. Ministerio de Comunicaciones: Mª Del Rosario Guerra De
12. Ministerio de Cultura: Paula Marcela Moreno.
ART. 208: Los ministros y los directores de departamentos administrativos son los jefes de la administración en su respectiva dependencia. Bajo la dirección del Presidente de
Los ministros, en relación con el Congreso, son voceros del gobierno; presentan a las cámaras proyectos de ley, atienden las citaciones que aquellas les hagan y toman parte en los debates directamente o por conducto de los viceministros.
Los ministros y los directores de departamentos administrativos presentarán al Congreso, dentro de los primeros quince días de cada Legislatura, informe sobre el estado de los negocios adscritos a su ministerio o departamento administrativo, y sobre las reformas que consideren necesarias.
Las cámaras pueden requerir la asistencia de los ministros. Las comisiones permanentes, además, la de los viceministros, los directores de departamentos administrativos, El Gerente del Banco de
FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
ART. 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y la concentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.
ART. 210: La entidades del orden nacional descentralizadas por servicios sólo pueden ser creadas por ley o por autorización de esta, con fundamento en los principios que orientan la actividad administrativa. Los particulares sólo pueden cumplir funciones administrativas en los términos que señale la ley.
ART. 211: La ley señalará las funciones que el Presidente de
Igualmente, fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar a sus subalternos o en otras autoridades.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA
ART. 150: Corresponde al Congreso hacer las leyes. Por medio de ellas ejerce las siguientes funciones:
1. Interpretar, reformar y derogar las leyes.
2. Expedir códigos en todos los ramos de la legislación y reformar sus disposiciones.
3. Aprobar el Plan Nacional de Desarrollo y de inversiones públicas que hayan de emprenderse o continuarse.
4. Definir la división general del territorio con arreglo a lo previsto en
5. Conferir atribuciones especiales a las asambleas departamentales.
6. Variar, en caso de ser necesario, la actual residencia de los altos poderes nacionales.
7. Determinar la estructura de la administración nacional y crear, fusionar o suprimir ministerios.
8. Expedir las normas a las cuales debe sujetarse el gobierno a la hora de expedir contratos.
9. Determinar las normas a las cuales debe sujetarse el gobierno para el ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia que le señala
10. Revestir hasta por seis meses al Presidente de la república de facultades extraordinarias, para expedir normas con fuerza de ley cuando la necesidad lo exija o la conveniencia pública lo aconseje.
11. Establecer las rentas nacionales y figurar los gastos de la administración.
12. Establecer contribuciones fiscales y parafiscales en los casos que determine la ley.
13. Determinar todo lo relacionado con la moneda legal.
14. Aprobar o improbar lo contratos o convenios que por alguna razón hubiere celebrado el Presidente de
15. Decretar honores a los ciudadanos que hayan prestado servicios a
16. Aprobar o improbar los tratados que el gobierno celebre con otros Estados o con entidades internacionales.
17. Conceder amnistías o indultos generales por delitos políticos.
18. Dictar las normas sobre apropiación o adjudicación y recuperación de tierras baldías.
19. Crear los servicios administrativos y técnicos de las cámaras.
20. Expedir las leyes de intervención económica.
21. Expedir las leyes relacionadas con el Banco de
22. Todas las demás que estipule la ley.
REGLAMENTO DEL CONGRESO. LEY 5ª DE 1992, SECCIÓN 3ª
ART. 18: ATRIBUCIONES DEL CONGRESO PLENO.
1. Posesionar al Presidente de
2. Recibir a Jefes de Estado o de Gobierno de otros paises.
3. Elegir al Contralor General de
4. Elegir al Vicepresidente de
5. Reconocer la incapacidad física del Vicepresidente de
6. Elegir los magistrados de
7. Decidir sobre la moción de censura con arreglo a
8. Elegir al Procurador General de
9. Admitir o no la renuncia del Presidente y el Vicepresidente de
10. Autorizar al Gobierno para declarar la guerra a otros Estados.
11. Aprobar o i9mprbar los ascensos militares que confiere el Gobierno (S).
12. Elegir al Defensor del Pueblo (C)[3].
COMISIONES DEL CONGRESO. LEY 3ª DE 1992
COMISIÓN I:
v Políticas Nacionales De Paz.
v Reforma Constitucional.
v Organización Territorial.
v Notariado Y Registro.
v Estructura Y Administración De
v Derechos, Garantías Y Deberes.
v Rama Legislativa.
v Asuntos Étnicos.
COMISIÓN II:
v Política Internacional.
v Defensa Nacional y Fuerza Pública.
v Carrera Diplomática Consular.
v Comercio Exterior e Integración Económica.
v Fronteras.
v Nacionalidad.
v Extranjeros.
v Migración.
v Servicio Militar.
COMISIÓN III:
v Hacienda y Crédito Público.
v Impuestos.
v Régimen Monetario.
v Banca Central.
v Leyes Sobre Monopolios.
v Mercado de Valores.
v Regulación Económica.
v Mercado de Valores.
v Regulación Económica.
v Planeación Nacional.
COMISIÓN IV:
v Control Fiscal Financiero.
v Patentes y Marcas.
v Creación, Supresión, Reforma u Organización de Establecimientos Públicos Nacionales.
v Control de Calidad y Precios.
v Contratación Administrativa.
COMISIÓN V:
v Ecología.
v Medio Ambiente.
v Recursos Naturales.
v Adjudicación y Recuperación de Tierras.
v Minas y Energía.
v Recursos Ictiológicos y Asuntos del Mar.
v Corporaciones Autónomas Regionales.
COMISIÓN VI:
v Comunicaciones.
v Tarifas.
v Calamidades Públicas.
v Prestación de los Servicios Públicos.
v Medios de Comunicación.
v Investigación Científica y Tecnológica.
v Órbita Geoestacionaria.
v Espectro Electromagnético.
v Sistemas Digitales de Telecomunicación e Informática.
v Espacio Aéreo.
v Turismo y Desarrollo Turístico.
COMISIÓN VII:
v Régimen Salarial y Prestacional del Servidor Público.
v Sindicatos.
v Estatuto del Servidor Público y Trabajador Particular.
v Servicio Civil.
v Recreación.
v Deporte.
v Fondos de Prestaciones.
v Seguridad Social.
v Salud.
v Vivienda.
v Asuntos de
FISCAL GENERAL DE LA NACIÓN
MARIO IGUARÁN
ART. 251[4]: Son funciones especiales del Fiscal General de
1. Investigar y acusar a los altos servidores que gocen de fuero constitucional.
2. Nombrar y remover a los servidores bajo su dependencia.
3. Asumir las investigaciones y procesos , lo mismo que asignar y desplazar a sus servidores en las investigaciones y procesos.
4. Participar en el diseño de
5. Otorgar atribuciones transitorias a entes públicos que pueden cumplir funciones de Policía Judicial, bajo la responsabilidad de
6. Suministrar al gobierno información sobre las investigaciones, cuando sea necesario para la preservación del orden público.
CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
JULIO CESAR TURBAY QUINTERO
ART. 156: (...) El Contralor General de
ART. 258: El Contralor General de
1. Presentar los métodos y la forma de rendir cuentas a los responsables del manejo de fondos y bienes de
2. Revisar las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.
3. Llevar un registro de la deuda pública de
4. Exigir informes sobre la gestión fiscal a toda persona que administren fondos o bienes de la nación.
5. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal.
6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado.
7. Presentar al Congreso un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente.
8. Promover investigaciones contra quienes hayan causado perjuicios a los intereses patrimoniales del Estado.
9. Presentar proyectos de ley relativos al régimen del control fiscal y a la organización y funcionamiento de
10. Proveer mediante concurso público los empleados de su dependencia que haya creado la ley.
11. Presentar informes al Congreso y al Presidente de
12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial.
13. Presentar a
PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN
EDGARDO MAYA VILLAZÓN
ART. 275: El Procurador General de
ART. 276: El Procurador General de
ART. 277: El Procurador General de
1. Vigilar el cumplimento de
2. Proteger los derechos humanos y asegurar su efectividad, con el auxilio del Defensor del Pueblo.
3. Defender los intereses de la sociedad.
4. Defender los intereses colectivos, en especial el ambiente.
5. Velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas.
6. Ejercer vigilancia superior de la conducta oficial de quienes desempeñen funciones públicas, inclusive de los del ejercicio popular.
7. Rendir anualmente informe de su gestión al Congreso.
8. Las demás que determine
ART. 278: El Procurador General de
1. Desvincular del cargo, previa audiencia y mediante decisión motivada, al funcionario público que incurra en alguna de las faltas señaladas por la ley.
2. Presentar proyectos de ley sobre materias relacionadas a su competencia.
3. Exhortar al Congreso para que expida las leyes que aseguren la promoción, el ejercicio y la protección de los derechos humanos, y exigir su cumplimiento a las autoridades competentes.
4. Emitir conceptos en los procesos disciplinarios que se adelanten contra sometidos a fuero especial.
5. Rendir concepto en los procesos de control de constitucionalidad.
6. Nombrar y remover, de conformidad con la ley, los funcionarios y empleados de su dependencia.
7. Los demás que determine
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
Centro De Gestión Administrativa C.G.A.
INFORME AMBIENTES LABORALES
FECHA: Bogotá D.C., Junio de 2008
ELABORADO POR: Gina Paola Cepeda Bernal.
OBJETIVO: A través del presente informe se pretende mostrar la importancia de un sano ambiente dentro de la empresa, ya que lo anterior genera mayor productividad<>
CAPÍTULO ÚNICO:
UNA SITUACIÓN INELUDIBLE
1. EL AMBIENTE LABORAL
El ambiente laboral es una de las áreas más complejas, dado que posiblemente es el único sitio en el que es imposible elegir a quienes se encuentran alrededor.
En muchos aspectos del diario vivir, se facilita el hecho de escapar del terreno que se está pisando, menos en el mundo del trabajo, ya que así sea posible cambiar de trabajo, siempre se estará dentro del entono laboral.
En este proceso, que dura toda la vida, bien puede percibirse que el trabajo es un campo de desarrollo interpersonal que, así como cualquier proceso de aprendizaje, cada día se aprende algo nuevo.
2. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL AMBIENTE LABORAL
El clima de una organización formada por seres humanos, es bastante subjetivo e influido por multitud de variables; los aspectos más influyentes en el clima laboral son: Psíquicos, anímicos, familiares, sociales, educativos y económicos.
Por otra parte, se encuentran las estrategias individuales y colectivas que muchas veces pueden ser positivas y negativas a la vez.
3. MOTIVACIÓN
Dentro del ambiente laboral, factores como los descritos a continuación son indispensables:
3.1 Motivación En
3.2 Motivación Económica: Remuneración o pago extra que recibe el empleado como premio a su excelente labor.
3.3 Motivación Familiar: Básica en el entorno, ya que la familia, como bien se sabe, es el núcleo de la sociedad.
CONCLUSIONES:
No hay nada más importante que poder contar con un excelente ambiente en el lugar de trabajo, dado que es allí donde pasamos la mayor parte del tiempo.
Es necesario tomar en cuenta las recomendaciones anteriormente mencionadas, para el mejoramiento dentro y fuera de las empresas.
GINA PAOLA CEPEDA BERNAL
Grupo 70014 - Tecnólogo En Administración Empresarial.
LIDERAZGO
Proceso de influir en otros y apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes.
Se basa en el principio fundamental de “No pongas a las personas en tu lugar, sino ponte tú en el lugar de las personas”.
Tipos de Liderazgo:
v Tradicional: Es aquel en el que se hereda el poder, por costumbre o por pertenecer a un grupo familiar de élite que ha tenido el poder por varias generaciones.
v Legal: Es aquel en el que se obtiene el poder por méritos, gracias a la capacidad, los conocimientos y la experiencia de quien va a dirigir a los demás.
v Desarrollador: Es aquel en el que quien dirige se encarga de motivar al grupo para lograr los objetivos.
v Autócrata: El líder asume toda la responsabilidad en la toma de decisiones, inicia las acciones, motiva y controla al subalterno.
v Participativo: Se utiliza la consulta para practicar el liderazgo; señala directrices específicas para los subalternos y les consulta sobre las decisiones que les incumbe.
v Liberal: El líder delega a sus subalternos la autoridad para tomar decisiones.
v Promotor: Motiva el desarrollo del potencial de las personas.
Tipología Del Liderazgo:
v Formal: Preestablecido por la organización.
v Informal: Emergente del grupo.
v Autoritario: El líder es el único que toma las decisiones sin justificarlas en ningún momento.
v Democrático: El líder toma decisiones tras potenciar la discusión del grupo, agradeciendo las opiniones de los seguidores.
v Pasivo: El líder abandona el poder en las manos del grupo; en ningún momento juzga o evalúa los aportes de los demás miembros del grupo.
v Transaccional: Los miembros del grupo consideran al líder como autoridad y este proporciona los elementos considerados como válidos para el grupo.
v Carismático: El líder tiene la capacidad de modificar la escala de valores, actitudes y creencias de los seguidores.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y datos que puedan auxiliar el correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de qué trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Utilidad:
v Permite conocer el funcionamiento interno de la empresa.
v Auxilia a la inducción del puesto y a la capacitación del personal, ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.
v Sirve para el análisis de los procedimientos de un sistema.
v Interviene en la consulta de todo el personal.
v Motiva el deseo de emprender tareas de simplificación de trabajo.
v Permite establecer un sistema de información o modificar el existente.
v Controla el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
v Determina las responsabilidades por fallas o errores.
v Facilita las labores de auditoría y evaluación del control interno.
v Aumenta la eficiencia de los empleados.
v Ayuda a la coordinación de actividades.
v Construye una base para el análisis posterior del trabajo.
v Contribuye con el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Conformación Del Manual:
1. Identificación.
2. Logotipo de la organización.
3. Nombre oficial de la organización.
4. Denominación y extensión.
5. Lugar y fecha de elaboración.
6. Número de revisión.
7. Responsables de su elaboración.
8. Siglas de la organización o de la unidad administrativa.
PLAN DE CONTINGENCIA
Instrumento de gestión para el buen gobierno de las empresas. Dicho plan contiene medidas técnicas, humanas y organizativas necesarias para garantizar la continuidad del negocio y las operaciones de una compañía.
CICLO DE VIDA:
El plan de contingencia sigue el conocido “Ciclo de Vida Interactivo P.H.C.A.: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar”
Nace de un análisis de riesgos donde se identifican aquellas amenazas que afectan a la continuidad del negocio.
Sobre dicha base se seleccionan las contramedidas mas adecuadas entre diferentes alternativas, siendo plasmadas en el “Plan de Contingencia” junto con los recursos necesarios para ponerlo en marcha.
El plan debe ser revisado periódicamente. Generalmente, la revisión será consecuencia de un nuevo análisis de riesgos. En cualquier caso, el plan de contingencia siempre es cuestionado cuando se materializa una amenaza, actuando de la siguiente manera:
v Si la amenaza estaba prevista pero las contramedidas fueron eficaces: Se corrigen solamente aspectos menores del plan para mejorar la eficiencia.
v Si la amenaza estaba prevista pero las contramedidas fueron ineficaces: Debe analizarse la causa del fallo y proponer nuevas contramedidas.
v Si la amenaza no estaba prevista: Debe promoverse un nuevo análisis de riesgos. Es posible que las contramedidas adoptadas fueran eficaces para una amenaza no prevista. No obstante, ésta no es excusa para evitar el análisis de lo ocurrido.
CONTENIDO:
1. Plan de respaldo: Contempla las contramedidas preventivas antes de que se realice una amenaza. Su finalidad es evitar dicha materialización.
2. Plan de emergencia: Contempla las contramedidas necesarias durante la materialización de una amenaza, o inmediatamente después. Su finalidad es contrarrestar los efectos adversos de las amenazas.
3. Plan de Recuperación: Contempla las medidas necesarias después de materializada y controlada la amenaza. Su finalidad es restaurar el estado de las cosas, tal y como se encontraban antes de la materialización de la amenaza.
Además de lo anterior, es necesario expresar claramente:
v Qué recursos materiales son necesarios.
v Qué personas están implicadas en el cumplimiento del plan.
v Cuales son las responsabilidades de cada persona y su rol dentro del plan.
v Qué protocolos de actuación se deben seguir y como son.
PLAN OPERATIVO
Documento oficial en el que los responsables de una organización o un fragmento de la misma enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en el corto plazo. Por lo general tiene una duración efectiva de una año.
El plan operativo es la culminación de un plan estratégico y de un plan director.
Debido a esta circunstancia, el plan debe adaptar los objetivos generales de la compañía y traducir cada estrategia en global.
El plan operativo se puede establecer mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos.
PLANEACIÓN
Responsabilidad clave para emprender cualquier proceso de importancia. Ayuda a lograr el uso efectivo de los recursos, en especial cuando son escasos. Implica una distribución organizada de recursos hacia los objetivos, el desarrollo de planes detallados para la obtención, distribución y recepción de materiales.
Una vez definida la planeación, es necesario conocer el QUÉ de las actividades, es decir:
v Qué se va a hacer.
v Cómo se va a hacer.
v En donde se va a hacer.
v Cuándo se va a hacer.
CLASIFICACIÓN:
1. Inmediato: Hasta seis meses.
2. Mediatos: Entre seis meses y un año.
3. Corto Plazo: Determinado para realizarse en un año.
4. Medio Plazo: Entre uno y tres años.
5. Largo Plazo: Mayor a tres años.
PROPÓSITO:
1. Protector: Hace referencia a minimizar el riesgo, reduciendo las incertidumbres que rodean el entorno de los negocios y aclarando las consecuencias de una acción administrativa.
2. Afirmativo: Plantea que se debe elevar el nivel de éxito de la organización.
3. Coordinación: Se busca un esfuerzo combinado de los miembros de la organización, que permitan generar una eficiencia organizacional.
PARTES:
1. Fines: Especificar metas y objetivos.
2. Medios: Elige las políticas y procedimientos con las que han de alcanzarse los objetivos.
3. Recursos: Determina tipos y cantidades de recursos que se requieren para la realización de las actividades.
4. Realización: Diseña los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse.
5. Control: Diseña un procedimiento para detectar los errores o las fallas del plan, para prevenir y corregir sobre una base continuada.
PASOS:
1. Conciencia de la oportunidades.
2. Establecimiento de objetivos.
3. Consideración o desarrollo de premisas.
4. Determinación de cursos alternativos de acción.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción.
6. Selección de un curso de acción.
7. Formación de planes derivados.
8. Expresión numérica de planes a través de presupuesto.
ESTRATEGIAS:
1. Generar programas de acción y despliegue de recursos para obtener los objetivos generales.
2. Programación de objetivos de la organización, cambio de recursos para lograr los objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de los recursos.
3. Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de recursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograr las metas.
RECURSOS EMPRESARIALES
1. FÍSICOS O MATERIALES: Recursos necesarios para ejecutar las operaciones básicas de la empresa, bien sea para prestar servicios o producir bienes. Los recursos empresariales se constituyen por el espacio físico, los predios, los edificios y los terrenos, el proceso productivo, la tecnología que los orienta y los métodos y procesos de trabajo dirigidos a la producción de bienes y servicios elaborados por la empresa.
2. FINANCIEROS: Se refieren al dinero (en forma de capital, flujo de caja, financiación, créditos, etc.) de disponibilidad inmediata o mediata para enfrentar los compromisos de la empresa. Garantizan el suministro de los medios para adquirir u obtener los demás recursos necesarios para la empresa. Esto recursos definen buena parte de la eficacia de las empresas para alcanzar sus objetivos, ya que le permite alcanzar los objetivos necesarios para que sus operaciones tengan un volumen adecuado.
3. HUMANOS: Son las personas que ingresan, permanecen y participan en la empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen. Se distribuyen en el nivel institucional de la empresa (dirección), en el nivel intermedio (gerencia y asesoría) y en el nivel operacional (técnicos, empleados y obreros, además de los supervisores de primera línea)
Constituyen el único recurso vivo y dinámico de la empresa, deciden qué hacer con el recurso inerte, y los manejan; además, constituyen un recurso dotado de una vocación orientada al crecimiento y desarrollo.
Las personas aportan a alas empresas habilidades, conocimientos, actitudes, comportamientos, percepciones, etc.
Las personas son diferentes entre sí y constituyen un recurso muy diversificado, gracias a las diferencias individuales de personalidad, experiencia, motivación, etc.
SOPORTES CONTABLES
1. RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA:
Comprobante que elaboran los bancos para ser diligenciados por los clientes en el momento de depositar dinero en determinada cuenta. El original queda en el banco y la copia con sello o timbre del banco queda con el consignatario.
2. FACTURA DE COMPRA-VENTA:
Soporte contable que contiene la descripción general de los artículos comprados o vendidos, los fletes o impuestos que se causen y las condiciones de pago. El original se queda con el cliente y dos copias se elaboran para el archivo consecutivo y para anexar al comprobante diario de contabilidad.
3. COMPROBANTE DE PAGO:
Soporte que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente en las empresas se genera un duplicado para anexar al archivo de contabilidad.
4. COTIZACIÓN:
Documento empleado por el departamento de compras en una negociación.
Su fin es informar las condiciones de compra y venta de las mercancías o servicios. A través de estas el cliente escoge la que más le convenga.
5. ORDEN DE COMPRA:
Instrumento mercantil que incluye la información por parte del cliente después de analizar y escoger la cotización. Contiene la autorización para despachar un pedido, solicitando el envío de la mercancía.
6. PEDIDO:
Contiene información sobre los productos o servicios que el cliente desea comprar y las condiciones bajo las cuales acepta la transacción. Este pedido lo toma el proveedor del producto o servicio con base en la orden de compra que expidió el cliente.
7. REMISIÓN:
Documento enviado por el proveedor o vendedor junto con la mercancía despachada. Permite al cliente verificar especificaciones de la mercancía recibida.
8. COMPROBANTE DE EGRESO:
Instrumento mercantil que da constancia de la cuantía y concepto por los cuales la empresa efectúa desembolsos o pagos de dinero.
9. COMPROBANTE DE INGRESO:
Documento que certifica el concepto o la cuantía por la cual ingresa dinero a la empresa.
10. FACTURA:
Documento que sirve de respaldo a las mercancías o servicios entregados o prestados.
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