LAURA VANESSA BUITRAGO LEIVA

Aprendizaje Autonomo

COMO CREAR UNA EMPRESA ANTE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

Para registrar una empresa ante la cámara de comercio de Bogotá es necesario tener los siguientes documentos al momento del registro:

· Formulario del Registro Único Tributario RUT (se diligencia en www.dian.gov.co).
· Escritura pública de constitución de empresa (solo para persona jurídica).
· Original del documento de identidad.
· Formulario del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio de Bogotá.
· Formulario adicional para registro con otras entidades.

Pasos para la creación de una empresa:

· Entrar a la página www.dian.gov.co, opción “Nuevo RUT” opción “Nuevos comerciantes que aun no cuentan con el NIT” y diligenciar completamente el formulario que allí aparece.
· Imprimir el formulario RUT que saldrá con la frase “Para tramite en cámara” que contiene el numero del formulario (casilla 4).
· La persona legal o el representante legal que va a solicitar la matricula mercantil, debe presentar personalmente el formulario del RUT; en caso de enviar a un tercero, este documento deberá tener reconocimiento notaria.
· Solicitar en las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá el formulario de Registro Único Empresarial y el formulario adicional del registro con otras entidades. Estos formularios deben ser diligenciados completamente y firmados por la persona natural o el representante legal.
· Verificar que el teléfono y el nombre registrado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario del Registro Único Empresarial
· Tener la escritura pública de constitución de la empresa que se solicita en una notaria de la ciudad (solo para persona jurídica).
· Presentar todos los documentos en cualquier sede de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá y cancelar los derechos de matricula correspondientes.
· Si la persona natural ya tenga NIT, deberá adjuntar la copia del certificado de formalización en el nuevo RUT o fotocopia del NIT.
· La Cámara de Comercio de Bogotá al efectuar la matricula, remitirá a la DIAN la información pertinente para que este asigne el NIT, el cual quedará consignado en el certificado de matricula y de existencia y representación legal.
· Recuerde que para quedar formalizado ante la DIAN deberá obtener el certificado original de RUT.

EL INFORME

Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.

Estructura del informe

Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son: Portada, índice, resumen, introducción, método, resultados, análisis, conclusiones, recomendaciones e implicaciones, Bibliografía, Apéndices.

Tipos de informe

Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institución (Preliminar, en marcha, final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual)

Monografía: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado académicamente según un método científico o técnico, es la expresión del resultado de esa investigación. Se usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografía tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los demás ejemplos. Posee sus propios pasos, presentación, tipo de letras y márgenes, etc.)

Tesis: Designa la proposición que se mantiene con razonamiento para llegar a una conclusión válida, fundada.

Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero también pueden ser orales.

EL LIDERAZGO

El liderazgo ha sido definido como la actividad de influenciar a la gente para que se empeñe voluntariamente en el logro de los objetivos del grupo. De tal definición surgen los dos campos fundamentales de liderazgo:1) El proceso intelectual de concebir los objetivos de la organización.
2) El factor humano, esto es, influenciar a la gente para que voluntariamente se empeñe en el logro de los objetivos.

Antiguamente el líder era concebido como un ser superior al resto de los miembros del grupo, con atributos especiales. Un individuo al demostrar su superioridad ante la comunidad se convertía en el líder. Se consideraba que estos poderes o atributos especiales nacían con ellos.
Los estudios sobre el liderazgo señalan que los líderes tienden a ser más brillantes, tienen mejor criterio, interactúan más, trabajan bien bajo tensión, toman decisiones, tienden a tomar el mando o el control, y se sienten seguros de sí mismos.
El líder es resultado de las necesidades de un grupo. Un grupo tiende a actuar o hablar a través de uno de sus miembros. Cuando todos tratan de hacerlo simultáneamente el resultado por lo general es confuso o ambiguo.
La necesidad de un líder es evidente y real, y ésta aumenta conforme los objetivos del grupo son más complejos y amplios. Por ello, para organizarse y actuar como una unidad, los miembros de un grupo eligen a un líder. Este individuo es un instrumento del grupo para lograr sus objetivos y, sus habilidades personales son valoradas en la medida que le son útiles al grupo. El líder no lo es por su capacidad o habilidad en sí mismas, sino porque estas características son percibidas por el grupo como las necesarias para lograr el objetivo.
El líder se diferencia de los demás miembros de un grupo o de la sociedad por ejercer mayor influencia en las actividades y en la organización de éstas. El líder adquiere status al lograr que el grupo o la comunidad logren sus metas. El líder tiene que distribuir el poder y la responsabilidad entre los miembros de su grupo. Esta distribución juega un papel importante en la toma de decisiones y, por lo tanto, también en el apoyo que el grupo le otorga.
Un individuo que destaca como un líder en una organización constitucional no necesariamente destaca en una situación democrática, menos estructurada.
Los liderazgos pueden caer en personas diferentes.
En síntesis, " el líder es un producto no de sus características, sino de sus relaciones funcionales con individuos específicos en una situación específica."

ESTRUCTURA ORGANICA

Es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad a través de los recursos y diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante un solo supervisor inmediato.

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal.

La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa.

La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no es función de su ubicación en la estructura formal sino en función de influencia sobre otros miembros.

Tipos de estructura

· Estructura lineal: basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados (estructura militar)

Ventajas:
-Es sencilla y fácil comprensión.
-Clara delimitación de las responsabilidades de los cargos involucrados.

Desventajas:
-Rígida e inflexible.
-Excesivo énfasis en la jerarquía.

· Estructura funcional: Separa, distingue y especializa cada área o para cada área.

Ventajas:
-Proporciona el máximo de especialización a los diversos cargos.
-Permite la mejor supervisión técnica posible.

Desventajas:
-Dispersión en consecuencia perdida de la unidad de mando.
-Subordinación simple.

· Estructura de línea y staff: actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y staff se caracteriza por la existencia de estos órganos.

Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos.

La empresa

Según el artículo 25 del Código del Comercio, se entenderá por empresa toda actividad económica organizada por la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.

Clasificación de las empresas

Constitución legal:
*Sociedad anónima: -Sociedad anónima abierta
-Sociedad anónima cerrada
*Sociedad colectiva: -Comerciantes
-Civiles

Grado de responsabilidad de los socios:
*En comandita
*Limitada

Origen del capital:
*Entidades fiscales: -Hospitales públicos
-Empresas del Estado
-Entre otras.
*Entidades privadas:
-Industriales: Primarias: -Las extractivas
-Las agropecuarias
-Las silvícolas
Secundarias: -Las manufactureras
-De construcción
-Comerciales: Cantidad de ventas: -Empresas mayoristas
-Empresas minoristas
Servicios: -Luz
-Agua
-Entre otras.
Servicios financieros: -Bancos e instituciones financieras
-Oferta y contratación de seguros
-Administradora de fondos
-Entre otras.
Por su tamaño:
*Microempresa
*Pequeña empresa
*Mediana empresa
*Gran empresa

Por su objeto social:
*Con ánimo de lucro
*Sin ánimo de lucro

ORGANIZACIÓN

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse, a todos sus miembros y así, valerse del medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

La organización es capaz de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros) funciona mediante la cooperación que existe entre sus miembros.


PROCEDIMIENTOS

Es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa por la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto.

Este se configura como una garantía que tiene el ciudadano que la administración no va a actuar de manera arbitraria y discrecional. El procedimiento es el único proceso que tiene un comienzo y un final y debe ser notificado.


FUNCION ADMINISTRATIVA

La finalidad de la función administrativa es el adecuado cumplimiento de los fines del estado, entre otros, lo de servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución política y facilitar la participación de todos en las decisiones que los afecta y en la vida económica, política, administrativa y cultural de nuestra nación.


POLITICAS EMPRESARIALES

Es un plan general de acciones que guían a los miembros de una organización en la conducta de sus operaciones.

En el manual se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad.

RECURSOS EMPRESARIALES

Son medios que las empresas poseen para lograr sus objetivos y realizar sus tareas: son bienes o servicios consumidos en la realización de las actividades empresariales y constituyen los insumos o entradas necesarias para elaborar el producto final o el servicio prestado por la empresa.

Cuando se habla de recursos, surgen las imágenes simplistas del dinero, el equipo, los materiales y el personal. No obstante, los recursos empresariales son diversos y complejos en extremo.

Los recursos pueden ser propios o ajenos, es decir, pueden ser propiedad de la empresa que los adquiere y los incorpora para utilizarlos en sus actividades, o pueden ser obtenidos en préstamo, alquiler o leasing. Al contrario de lo que sucede en los eventos ambientales, el sistema puede decidir sobre los recursos y mantenerlos bajo control.

Clasificación de los recursos empresariales

De modo genérico, los recursos empresariales se clasifican en 5 grupos:

· Físicos o materiales: recursos necesarios para ejecutar las operaciones básicas de la empresa, bien sea para prestar servicios especializados o producir bienes o productos.


· Financieros: se refiere al dinero, en forma de capital, flujo de caja (entrada y salida) empréstitos, financiación, créditos, etc. De disponibilidad inmediata o mediata para enfrentar los compromisos de la empresa.

· Humanos: son las personas que ingresan, pertenecen y participa en la empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen.

· Mercadológicos: medios que la empresa utiliza para localizar, entrar en contacto e influir en sus clientes o usuarios.

· Administrativos: medios empleados en la planeación, organización, dirección y control de las actividades empresariales. Incluye todos los procesos de toma de decisiones y distribución de información necesaria, además de los esquemas de coordinación e integración utilizados por la empresa.

PLAN DE CONTINGENCIA

Es un instrumento de gestión para el buen gobierno de las tecnologías de la información y a comunicación en el dominio del soporte y desempeño.

Dicho plan contiene las medidas técnicas humanas y organización necesarias para garantizar la continuidad del negocio y las operaciones de una compañía.

Ciclo de vida: Un plan de contingencia sigue el conocido ciclo de vida (planificar, hacer, comprobar, actuar) nace de un análisis de riesgos donde entre otras amenazas, se identifican aquellas que afectan a la continuidad del negocio.

Sobre aquella base se seleccionan las contramedidas mas adecuadas entre diferentes alternativas, siendo plasmadas en el plan de contingencia junto con los recursos necesario para ponerlo en marcha.

El plan debe ser revisado periódicamente y es cuestionado cuando se materializa una amenaza actuando de la siguiente forma:

· Si la amenaza estaba prevista y las contramedidas fueron eficaces; se corrigen aspectos menores del plan para la mejora.

· Si la amenaza estaba prevista pero la contramedida fueron ineficientes; debe analizarse la causa del fallo y proponer nuevas contramedidas.

· Si la amenaza no estaba prevista, debe promoverse un nuevo análisis de riesgos.

Contenido: El plan de contingencia contiene 3 sub planes, cada uno determina las contramedidas necesarias en cada momento del tiempo respecto a la materialización de cualquier amenaza.

· Plan de respaldo: contempla las contramedidas preventivas antes de que se materialice una amenaza, su finalidad es evitar dicha materialización.

· Plan de emergencia: contempla las contramedidas necesarias durante la materialización de una amenaza o inmediatamente después. Su finalidad es paliar los afectos adversos de la amenaza.

· Plan de recuperación: contempla las medidas necesarias después de la materialización y controlada la amenaza. Su finalidad es restaurar el estado de las cosas tal y como se encontraban antes de la materialización de la amenaza.

PLAN OPERATIVO

Es un documento oficial en los que los responsables de una organización o una parte de la misma, enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo, por ello un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo cual se conoce como POA, plan operativo anual.

Este debe adoptar objetivos generales de la compañía a cada departamento y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de los trabajadores.

Una de las unidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocios adecuadas realizar un seguimiento exhausto del mismo, con el fin de evitar desviaciones de los objetivos.